戸籍謄本に日本で「アポスティーユ」「領事認証」「翻訳公証」「英訳証明」を取ってきてと言われて困っている方へ
まず、戸籍謄本を提出する先の国が「外国公文書の認証を不要とする条約」であるハーグ条約に加盟しているか否かを確認します。(参考：2015年1月時点でハーグ条約に加盟している国の一覧)
例えばメキシコの場合はハーグ条約に加盟している国です。UAE(アラブ首長国連邦)やベトナム、タイの場合ハーグ条約に加盟していません。
ハーグ条約加盟国の場合は、最終的に日本の外務省のアポスティーユを取得します。
ハーグ条約非加盟国の場合は最終的に駐日大使館の領事認証を取得します。
駐日大使館の領事認証を取得する場合は、事前に必ず日本の外務省の公印確認という認証を取得する必要があります。
戸籍謄本を日本語の原本のまま提出する場合は公文書に該当しますが、ほとんどの国の場合、戸籍謄本に英語やスペイン語に翻訳した書類を添付して認証を取得することをもとめられます。
翻訳した書類を添付して認証を求めれれる場合は私文書として取り扱われます。翻訳の必要性の有無や必要な場合の言語については私たち行政書士ではなく、ご提出先に確認をしてください。
戸籍謄本の原本に認証を取得する場合は霞が関にある外務省で直接アポスティーユや公印確認を取得します。
戸籍謄本の翻訳文書に認証を取得する場合は、宣言書、原本、翻訳書類をセットにして認証を取得する必要があります。手続きとしては公証役場で公証人の認証、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得した後、外務省でアポスティーユや公印確認を取得する必要があります。ハーグ条約非加盟国の場合は外務省の公印確認を取得した後、駐日大使館の領事認証を取得する必要があります。
現地の政府機関から親子関係や日本で婚姻の届け出をしているという証明として戸籍謄本に「「Notarization」「Legalization」「Apostille」を求められたらまず上記の2点を一番最初に確認をしてください。
自分が提出する先の国がハーグ条約に加盟している国か否か、提出を求められている書類の翻訳の必要性の有無、必要な場合の言語が確定したらどんな認証の手続きをとればいいかはっきりします。
