公証人が行う認証は、私書認証と呼ばれており、日本国政府の発行した登記簿謄本や戸籍謄本は、公証人の認証の対象にはなりません。
私署認証とは、私文書に対してなされた作成者の署名、署名押印、記名押印が真正であることを証明することで、登記簿謄本や戸籍謄本などの公文書に押されている公印が真正であることの証明は、公証人の業務の範囲外にあるといえます。
外国の会社から公証人の認証のある会社の登記簿謄本や戸籍謄本の提出を求められた場合、それらの公文書自体に対して公証人の認証を行うことはできません。
そこで、私人である翻訳者が、日本語による公文書を、公証人の認証のある登記簿謄本や戸籍謄本の提出を求められている外国の会社が属する国の言語に翻訳し、その上で、「私は日本語とその言語に堪能であり、添付の公文書の記載内容を誠実に翻訳したものである」という旨を記述した宣誓書（Declaration）を作成し、それに対して、私人である翻訳者が署名します。
そして、この宣誓書と訳文と公文書を揃えて提出すると、この翻訳者の署名に対して公証人の認証を行うことができます。
この方法によって公証人の認証のある公文書を外国会社に対して提出します。
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