会社の登記簿謄本に日本で「公証」「公印」「アポスティーユ」「領事認証」を取ってきてと言われたら?


英語だと「Notarization」「Legalization」「Authentication」「Apostille」などと書かれていることが多い証明について。

海外で会社の設立を設立するときなど、日本で登記している事の証明として登記簿謄本(登記事項証明書)に「公証」「アポスティーユ」「領事認証」を取ってくるように求められることが多いです。

POINT 1

提出先が「外国公文書の認証を不要とする条約」であるハーグ条約に加盟しているか否かを確認



ハーグ条約加盟国の場合

 ⇒ 日本の外務省のアポスティーユを取得します。

(加盟国例:アメリカ、イギリス、インドなど)ハーグ条約加盟国


ハーグ条約非加盟国の場合

 ⇒ 駐日大使館の領事認証を取得します。駐日大使館の領事認証を取得する場合は、
事前に必ず日本の外務省の公印確認という認証を取得する必要があります。

(ハーグ条約非加盟国例・・・中国、ベトナム、UAE、ミャンマーなど)



POINT 2

提出する登記簿謄本に翻訳が必要か?必要な場合の言語は?



登記簿謄本を日本語の原本のまま提出する場合は公文書に該当しますが、ほとんどの国の場合、登記簿謄本に英語翻訳した書類を添付して認証を取得することをもとめられます。


登記簿謄本を日本語の原本のままアポスティーユや公印確認を取得される場合は、地方法務局で登記官印証明を添付してもらう必要があります。
地方法務局で登記官押印証明を取得した後、霞が関にある外務省で直接アポスティーユや公印確認を取得します。


翻訳した書類を添付して認証を求めれれる場合は私文書として取り扱われます。翻訳の必要性の有無や必要な場合の言語については私たち行政書士ではなく、ご提出先に確認をしてください。


登記簿謄本を翻訳した文書に認証を求められている場合は、【宣言書】【原本】【翻訳書類】をセットにして認証を取得する必要があります。

【 手 順 】

① 登記簿謄本を取得
② 公証役場で公証人の認証
③ 公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得
④ 外務省でアポスティーユや公印確認を取得する
ハーグ条約非加盟国の場合は外務省の公印確認を取得した後、駐日大使館の領事認証を取得する必要があります。




外国の政府機関や企業などから、日本で登記している事の証明として登記簿謄本に「Notarization」「Legalization」「Apostille」を求められたらまず上記の2点を一番最初に確認をしてください。



ハーグ条約加盟・非加盟国に提出する登記簿謄本の認証の手続き
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行政書士の登録証

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行政書士ではない者が報酬を得て公証役場や外務省で認証の手続きを行うと行政書士法違反に問われ、1年以下の懲役又は100万円以下の罰金の対象になります。

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外務省アポスティーユ・駐日大使館の領事認証が必要となる文書

※認証が必要となる文書の代表的なものを掲載しています。

パスポートのコピー(写し)、戸籍謄本、戸籍抄本、出生届受理証明書、婚姻届受理証明書、離婚届受理証明書、婚姻要件具備証明書、婚姻届記載事項証明書、出生届記載事項証明書、住民票、健康診断書、警察証明書(無犯罪証明書)、成績証明書、卒業証明書、委任状、譲渡承諾書、登記簿謄本(履歴事項全部証明書、現在事項全部証明書)、不動産登記事項証明書、会社定款、取締役会議事録、年金証書、独身証明書、納税証明書、会社役員就任承諾書、履歴書、在籍証明書、各種契約書

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